Trosa kommun behöver behandla personuppgifter till exempel vid ansökan om bygglov, bistånd, tillstånd enligt miljöbalken med mera. För att kunna handlägga olika typer av ärenden måste kommunen kunna identifiera den det gäller. Behandling kan behövas också vid olika typer av avtal, till exempel anställning, upplåtelser av mark eller bostäder med mera. Personuppgifterna kan även användas för statistik och arkivändamål.
För att kommunens nämnder ska kunna utföra skyldigheter som framgår av olika lagar så behöver kommunen ha tillgång till ett basregister över kommunens invånare. I basregistret, som är baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten, får vi tillgång till korrekta och uppdaterade uppgifter om kommunens invånare.
Trosa kommun behandlar i stor omfattning personuppgifter från enskilda som kontaktar kommunen i olika ärenden eller för synpunkter där uppgifterna kommer från den registrerade. Uppgifterna kan också komma från offentliga register, andra myndigheter eller föreningar som ger in en medlemsförteckning med mera. Uppgifter kan till exempel hämtas om vem som är bolagsföreträdare från Bolagsverket, folkbokföringsuppgifter från SPAR eller vem som är inskriven som tomträttshavare från Lantmäteriets fastighetsregister.
De kategorier av mottagare som kommunen kan komma att dela personuppgifterna med är:
- Internt inom kommunen (exempel registratorer, handläggare, it-personal och personalansvariga).
- Andra myndigheter såsom SCB, försäkringskassan, polisen, skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.
- Leverantörer, anordnare och utförare som utför kommunala tjänster.