Hantering av personuppgifter
För oss är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. På denna sida beskriver vi hur vi behandlar dina personuppgifter. Här finns också information om dina rättigheter. Vi har även utsett dataskyddsombud vars uppgift är att kontrollera att vi följer bestämmelserna i dataskyddsförordningen.
En personuppgift är allt som kan identifiera dig
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning, telefonnummer eller IP-adress. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.
Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Det är den nämnd i kommunen som hanterar dina personuppgifter som är personuppgiftsansvarig. Är det ett kommunalt bolag är det styrelsen. Det innebär att nämnden eller styrelsen har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och korrekt.
Hur skyddas dina personuppgifter?
All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och utifrån dataskyddsförordningen. Dataskyddförordningen ställer höga krav på säkerheten för personuppgifter och när det handlar om personuppgifter som är känsliga eller särskilt skyddsvärda så är kraven extra höga. Exempel på känsliga personuppgifter kan vara uppgifter om hälsa, modersmål, religion med mera. Med höga krav på säkerheten kan det till exempel finnas behov av särskild inloggning till verksamhetssystem som behandlar personuppgifterna eller att uppgifterna ska vara krypterade.
Även om vi har ett högt skydd för dina personuppgifter så får man inte glömma att dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar. Utifrån offentlighetsprincipen kan kommunen få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande göras alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Läs mer om allmänna handlingar.
Vilka personuppgifter samlar vi in?
Trosa kommun behöver behandla personuppgifter till exempel vid ansökan om bygglov, bistånd, tillstånd enligt miljöbalken med mera. För att kunna handlägga olika typer av ärenden måste kommunen kunna identifiera den det gäller. Behandling kan behövas också vid olika typer av avtal, till exempel anställning, upplåtelser av mark eller bostäder med mera. Personuppgifterna kan även användas för statistik och arkivändamål.
För att kommunens nämnder ska kunna utföra skyldigheter som framgår av olika lagar så behöver kommunen ha tillgång till ett basregister över kommunens invånare. I basregistret, som är baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten, får vi tillgång till korrekta och uppdaterade uppgifter om kommunens invånare.
Trosa kommun behandlar i stor omfattning personuppgifter från enskilda som kontaktar kommunen i olika ärenden eller för synpunkter där uppgifterna kommer från den registrerade. Uppgifterna kan också komma från offentliga register, andra myndigheter eller föreningar som ger in en medlemsförteckning med mera. Uppgifter kan till exempel hämtas om vem som är bolagsföreträdare från Bolagsverket, folkbokföringsuppgifter från SPAR eller vem som är inskriven som tomträttshavare från Lantmäteriets fastighetsregister.
De kategorier av mottagare som kommunen kan komma att dela personuppgifterna med är:
- Internt inom kommunen (exempel registratorer, handläggare, it-personal och personalansvariga).
- Andra myndigheter såsom SCB, försäkringskassan, polisen, skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.
- Leverantörer, anordnare och utförare som utför kommunala tjänster.
Vilken rättslig grund finns för att behandla dina personuppgifter?
Trosa kommuns personuppgiftsbehandlingar görs enligt dataskyddslagstiftningen. Det innebär bland annat att det ska finnas laglig grund för att vi ska få behandla dina personuppgifter. Grunden kan vara att behandlingen är nödvändig för att kommunen ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i nämndernas myndighetsutövning. Behandling kan även vara nödvändig på grund av en rättslig förpliktelse eller för fullgörande av ett avtal. Det kan ibland även hända att behandlingen grundar sig på ett samtycke från den registrerade.
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi strävar alltid efter att behandla dina datauppgifter inom EU/EES. Vi följer alltid EU/EU-kommissionens rekommendationer om adekvat skyddsnivå och ett personuppbiträdesavtal finns med vår leverantör som reglerar hur de i sin tur får behandla personuppgifterna på uppdrag av oss. Om vi kommer behandla dina personuppgifter utanför EU/ESS så berättar vi det för dig.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som kan raderas och vad som ska bevaras när uppgifterna förekommer i allmänna handlingar.
Vad har du för rättigheter?
Registerutdrag
Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar genom ett så kallat registerutdrag. Du behöver legitimera dig när du begär ett registerutdrag. Det krävs för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Kontakta Trosa kommuns dataskyddsombud via e-post: dataskyddsombud@trosa.se eller via Trosa kommuns växel: 0156-520 00 för registerutdrag.
Rättelse
Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.
Rätt att bli raderad ("rätten att bli bortglömd")
Enligt dataskyddsförordningen gäller rätten att bli glömd, eller rätt till radering, inte för personuppgiftsbehandling som sker vid myndighetsutövning. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel beslut i ärenden och obetalda skulder. Läs mer om allmänna handlingar här.
Hur är det med cookies och liknande tekniker?
Vi använder cookies och liknande spårningstekniker. På kommunens webbplats används cookies och användningen regleras i lagen om elektronisk kommunikation. Cookies är små textfiler som lagras på din dator. Filerna lagras antingen tillfälligt, en förutbestämd tid eller raderas när du stänger din webbläsare. Läs mer om cookies på trosa.se.
Synpunkter
Har du en fråga eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna. Är du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Trosa kommuns dataskyddsombud via e-post: dataskyddsombud@trosa.se eller via Trosa kommuns växel: 0156-520 00.
Om du fortfarande inte är nöjd med hur Trosa kommun behandlar dina personuppgifter har du rätt att skicka ett klagomål till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.