Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Trosa kommun om hantering av personuppgifter i våra personalsystem

När du är anställd, uppdragstagare eller förtroendevald i Trosa kommun behandlar vi de personuppgifter om dig som behövs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare och för att du ska kunna utföra ditt arbete och/eller uppdrag med de arbetsförutsättningar som du har behov av.

Vad är en personuppgift och vad menas med behandling?

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person. Det kan till exempel vara ditt namn, adress, personnummer eller bilder som visar vem du är. Med behandling av personuppgifter menas allt som vi gör när vi hanterar uppgifter om dig. Till exempel för att du ska kunna få lön, delta i utbildningar och få tillgång till de arbetsverktyg du behöver.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs och i vissa fall för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. Personalområdet har en gemensam dokumenthanteringsplan som du kan hitta på www.trosa.se där det framgår var dokument sparas och bevaras samt när dokument ska gallras.

Vad gäller om du samtyckt till att vi behandlar dina uppgifter?

Om du har samtyckt till att vi hanterar dina personuppgifter har du alltid rätt att ångra dig och ta tillbaka ditt samtycke. Det gör du genom att kontakta kommunen. I så fall får vi inte längre hantera dina uppgifter. Om du återkallar ditt samtycke påverkar det inte lagligheten av publiceringen innan samtycket återkallades.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan. De uppgifter vi samlar in från andra kan vara:

• Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.
• Uppgifter från andra myndigheter.

Till vilka andra lämnar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till andra myndigheter, företag eller enskilda om vi har en laglig skyldighet att lämna ut dom. De kan också lämnas till personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med;

• Pensionsadministratör (administrerar och betalar ut pension)
• Personal (företagshälsovård).
• Marknadsföring och information (reklambyråer, mediebyråer, utskrift)
• IT-tjänster (tillhandahålla verksamhetsstöd, hantera drift, support och underhåll av våra IT-lösningar).

Överföring till tredje land Överföring till tredje land betyder att uppgifter lämnas till länder utanför EU och EES-länderna Norge, Island och Liechtenstein. Om vi överför dina personuppgifter till tredje land så informerar vi dig.

Vilka rättigheter har du som enskild?

Du har rätt att begära ett registerutdrag för att få veta vilka personuppgifter vi har om dig. Du har också rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller raderas. Du kan även invända mot eller begära begränsning av hanteringen av dina personuppgifter. I vissa fall kan du ha rätt att få dina uppgifter flyttade. Har du frågor är du välkommen att kontakta oss på personalenheten via 0156-520 00.