Öppenhet och dialog stärker Trosa kommuns upphandlingar

När Trosa kommun upphandlar varor och tjänster är dialog med företag en viktig del av processen. Genom tidig kontakt med marknaden skapas upphandlingar som bygger på verkliga behov och som ger fler företag en bättre chans att delta.

När offentliga verksamheter behöver köpa in en vara, en tjänst eller en entreprenad över ett visst belopp krävs det att köpet föregås av en upphandling. Utgångspunkten ligger i lagstiftningen Lagen om offentlig upphandling.

– Grunden till alla våra upphandlingar är att det finns ett behov av någonting i kommunen. Det kan vara ett återkommande ramavtal som löper ut, en större investering som ska göras eller ett helt nytt behov kopplat till en förändring. En upphandling görs för att möta det behovet, säger Pontus Lovehav, upphandlingsansvarig i Trosa kommun.

Tidiga dialoger stärker processen

En stor del av processen sker innan upphandlingarna annonseras. För att göra den delen mer effektiv och bättre kunna anpassa upphandlingarna till det utbud som finns på marknaden arbetar upphandlarna sedan en tid tillbaka med leverantörsdialog innan annonseringen sker.

– Vi upplever att det är ett framgångsrikt sätt att arbeta på. Vi kan ju ha en känsla av att marknaden tycker på ett visst sätt, men genom dialogerna har vi möjlighet att fråga de som är experter om det verkligen är så, säger Josefine Oskarsson, upphandlare.

Dialogtillfällen skedde tidigare enbart i större, strategiskt viktiga upphandlingar. Numera är de en standardiserad del i Trosa kommuns alla upphandlingsprocesser och annonseras i upphandlingssystemet e-avrop. Dialogerna är öppna för alla företagare att anmäla sig till och kan hållas antingen digitalt eller på plats.

Lyfter vad som är viktigt för företagen

Vid dialogmöten bjuds företag in för att berätta vad de har att erbjuda inom det aktuella upphandlingsområdet, vilka krav de kan möta, vad som skulle vara svårt att möta samt vilka förutsättningar de har att kunna arbeta med uppdrag från Trosa kommun.

– Det är en chans för företagare att lyfta vad som är viktigt för dem och ger oss en ökad förståelse. Vi vill ju att så många som möjligt ska kunna och vilja delta i våra upphandlingar. Samtidigt som vårt fokus alltid är att kommunens behov ska tillgodoses på bästa sätt, säger Josefine Oskarsson.

Resultatet har varit positivt och värdefullt och gör att upphandlingarna har blivit mer synkade med vad marknaden kan leverera.

Behovet är alltid grunden

När en upphandling väl är annonserad är det alltid bestämt hur den kommer att utvärderas och tydligt beskrivet i upphandlingsdokumenten. Detta för att anbudsgivare på förhand kan förstå vad som kommer att utvärderas i deras anbud och hur det kommer att gå till.

– Vi vill poängtera att vi aldrig väljer en aktör, utan det är alltid ett resultat som faller ut i samband med utvärdering av anbudsgivarnas anbud enligt de förutbestämda förutsättningarna. Och vi upphandlar aldrig en enskild leverantör, utan det är alltid ett behov som ligger till grund för det vi gör, säger Pontus Lovehav.